Der Dienst ÜPF legt für jede Überwachungsanordnung im Verarbeitungssystem eine Akte an.
Die Akte besteht aus allen Unterlagen zum betreffenden Fall, insbesondere:
der Überwachungsanordnung sowie den Beilagen;
dem Überwachungsauftrag beziehungsweise den Überwachungsaufträgen an die entsprechenden Mitwirkungspflichtigen;
der Bestätigung beziehungsweise den Bestätigungen, wann der Auftrag an die Mitwirkungspflichtigen erteilt wurde;
der Quittierung der Mitwirkungspflichtigen über die Ausführung des Überwachungsauftrags beziehungsweise der Überwachungsaufträge;
den Verfügungen der Genehmigungsbehörde zur Genehmigung oder Nichtgenehmigung der Überwachungsanordnung sowie allfällige Beschwerdeentscheide;
den allfälligen Verlängerungsanordnungen und Verfügungen der Genehmigungsbehörde;
der Aufhebungsanordnung;
der zu der Massnahme ergangenen Korrespondenz;
den besonderen angeordneten Schutzmassnahmen;
den Rechnungsunterlagen.
Die Überwachungsdaten werden gemäss Artikel 11 BÜPF aufbewahrt und gemäss Artikel 14 der Verordnung vom 15. November 201711 über das Verarbeitungssystem für die Überwachung des Post- und Fernmeldeverkehrs (VVS-ÜPF) vernichtet.