(a) Aufsicht und Kontrolle. Die Aufsicht und Kontrolle über das Programm obliegt dem gemäss dem vorliegenden Artikel gebildeten Programmausschuss.
(b) Mitgliedschaft.Dem Programmausschuss gehört je ein von jeder Vertragschliessenden Partei benanntes Mitglied an; jede Vertragschliessende Partei benennt ausserdem ein Ersatzmitglied für den Programmausschuss für den Fall, dass das von ihr benannte Mitglied seine Funktion nicht ausüben kann.
(c) Aufgabenbereich. Dem Programmausschuss obliegt folgendes:
Er beschliesst für jedes Jahr mit Einstimmigkeit das Arbeitsprogramm für die im beiliegenden Anhang vorgesehenen Projekte, zusammen mit einem Arbeitsgrobprogramm und Budget für die folgenden zwei Jahre; der Programmausschuss kann im Rahmen des Arbeitsprogramms die erforderlichen Anpassungen vornehmen.
Er stellt die Richtlinien und Vorschriften auf, die für die ordnungsgemässe Leitung des Projekts erforderlich sind.
Er nimmt die anderen ihm durch das vorliegende Übereinkommen und seinen Anhang übertragenen Aufgaben wahr.
Ferner befasst er sich mit allen Angelegenheiten, die ihm vom Projektleiter oder einer Vertragschliessenden Partei unterbreitet werden.
(d) Verfahren. Der Programmausschuss nimmt seine Aufgaben gemäss den folgenden Verfahren wahr:
Der Programmausschuss wählt alljährlich einen Vorsitzenden und einen oder mehrere Stellvertretende Vorsitzende.
Der Programmausschuss kann die Unterorgane schaffen und sich die Geschäftsordnung geben, die für sein ordnungsgemässes Funktionieren erforderlich sind. Ein Vertreter der Agentur kann an den Sitzungen des Programmausschusses und seiner Unterorgane in beratender Funktion teilnehmen.
Der Programmausschuss tritt zweimal jährlich zu ordentlichen Sitzungen zusammen; auf Begehren einer Vertragschliessenden Partei, die die Notwendigkeit dafür nachweisen kann, ist eine ausserordentliche Sitzung einzuberufen.
Die Sitzungen des Programmausschusses finden zu der Zeit und in dem Büro oder den Büros statt, die dafür vom Ausschuss bestimmt wurden.
Spätestens 28 Tage vor jeder Sitzung des Programmausschusses ist Zeitpunkt, Ort und Zweck der Sitzung jeder Vertragschliessenden Partei und anderen zur Teilnahme an der Sitzung berechtigten natürlichen oder juristischen Personen mitzuteilen; eine Mitteilung braucht an natürliche oder juristische Personen, denen sie sonst zustehen würde, dann nicht zu ergehen, wenn vor oder nach der Sitzung ein Verzicht auf die Mitteilung ausgesprochen wird.
Das Quorum für die Behandlung von Geschäften beträgt bei Sitzungen des Programmausschusses die Hälfte der Mitglieder plus eins (allfällig entstehende Bruchteile nicht eingerechnet).
(e) Abstimmung
Verlangt das vorliegende Übereinkommen, dass der Programmausschuss einstimmig handelt, so muss die Zustimmung jedes Mitglieds oder Ersatzmitglieds vorliegen, das an der Sitzung teilnimmt und abstimmt, an der der betreffende Beschluss gefasst wird. Der Programmausschuss nimmt Beschlüsse und Empfehlungen, für die im vorliegenden Übereinkommen keine ausdrückliche Abstimmungsregelung getroffen wird, durch Mehrheitsentscheid der anwesenden und abstimmenden Mitglieder und Ersatzmitglieder an.
Mit Einwilligung jeder Vertragschliessenden Partei kann ein Beschluss oder eine Empfehlung durch Fernschreiber oder Telegramm angenommen werden, ohne dass eine Sitzung einberufen werden müsste. Der Vorsitzende des Programmausschusses hat dafür zu sorgen, dass alle Vertragschliessenden Parteien von jeder Beschlussfassung oder Empfehlung, die gemäss dem vorliegenden Absatz erfolgt ist, benachrichtigt werden.
(f) Berichterstattung. Der Programmausschuss hat der Agentur regelmässig – mindestens einmal pro Jahr – über die Fortschritte des Programms Bericht zu erstatten.