Die Kantone sind für eine zweckmässige und sichere Ablage der Belege zur Beurkundung der Personenstandsdaten (Art. 7) sowie der Unterlagen zu weiteren im Personenstandsregister geführten Einträgen (Art. 8) verantwortlich.
Der Bund stellt den Kantonen die Möglichkeit einer elektronischen Belegablage in einem zentralen System zur Verfügung.
Die Zivilstandsämter müssen die Belege elektronisch ablegen, wenn bei einer Bereinigung von Personenstandsdaten mehrere Aufsichtsbehörden betroffen sind und sich die Zuständigkeit nach Artikel 29 Absatz 2 richtet.
Die Belege in Zusammenhang mit der Beurkundung von Personenstandsdaten, die dem Staatssekretariat für Migration nach Artikel 2b der Asylverordnung 1 vom 11. August 1999145 übermittelt werden, werden durch diese Behörde aufbewahrt. Sie stellt die Belege den Zivilstandsbehörden zur Verfügung.