Les cantons sont responsables de la conservation sûre et appropriée des pièces justificatives qui ont servi à l’enregistrement de données de l’état civil (art. 7) et des documents relatifs à d’autres données traitées dans le registre (art. 8).
La Confédération met à la disposition des cantons un système centralisé de conservation électronique des pièces justificatives.
L’office de l’état civil est tenu de conserver les pièces justificatives sous forme électronique lorsque plusieurs autorités de surveillance sont concernées par une modification de données de l’état civil et que la compétence est régie par l’art. 29, al. 2.
Les pièces justificatives qui ont servi à l’enregistrement de données de l’état civil et qui sont transmises au Secrétariat d’État aux migrations en application de l’art. 2b de l’ordonnance 1 du 11 août 1999 sur l’asile143 sont conservées par cette autorité. Elle les tient à la disposition des autorités de l’état civil.