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Art. 4 – Datensicherheit

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Art. 4

Datensicherheit

1

Die in Papierform gesammelten Daten sind unter Verschluss zu halten.

2

Für die Informationssysteme nach dieser Verordnung kann das Eidgenössische Personalamt (EPA) Weisungen erlassen. Diese regeln namentlich die organisatorischen und die technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.

3

Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal und die Vorgesetzten der Verwaltungseinheiten treffen in ihrem Bereich die angemessenen organisatorischen und technischen Massnahmen zur Sicherung der Personendaten.

Erlass-Kontext
SR 172.220.111.4 · BPDV · Verordnung · Verordnung vom 22. November 2017 über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals (BPDV)
Gliederungspfad
1. Kapitel: Allgemeine Bestimmungen 2. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit
Sprache
Deutsch (de)
Datenstand
01.02.2025

Verfügbare Sprachversionen

Deutschde Françaisfr Italianoit

Massgebend bleiben die offiziellen Quellen und Fassungen der zuständigen Behörden.

Inhalte dieses Erlasses

DokumenttextÜbergreifender Dokumenttext1ArtikelNormale Artikel dieser Fassung66AnhängeAnhänge und Beilagen dieser Fassung8
Dokumenttext1
Artikel66
11. Kapitel: Allgemeine Bestimmungen
21. Abschnitt: Grundsätze
Art. 1 – Gegenstand und GeltungsbereichArt. 1 Gegenstand und Geltungsbereich 1 Diese Verordnung regelt die Bearbeitung der Personendaten von Bewerberinnen und Bewerbern sowie von Angestellten und ehemaligen Angestellten der Bundesverwaltung nach Artikel 1 Ab… Direktlink
Art. 2 – Information der AngestelltenArt. 2 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 25 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568). Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 25 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraf… Direktlink
Art. 3 – Beratung der AngestelltenArt. 3 Beratung der Angestellten Die Angestellten können die Datenschutzberaterinnen und -berater ihrer Verwaltungseinheit oder ihres Departements um Beratung angehen. Direktlink
22. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit
Art. 4 – DatensicherheitArt. 4 Datensicherheit 1 Die in Papierform gesammelten Daten sind unter Verschluss zu halten. 2 Für die Informationssysteme nach dieser Verordnung kann das Eidgenössische Personalamt (EPA) Weisungen erlassen. Diese rege… Aktueller Artikel Direktlink
Art. 5 – Auskunfts-, Berichtigungs- und LöschungsrechtArt. 5 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht 1 Die betroffenen Personen können ihr Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht beim jeweiligen Personaldienst, bei der Personal- und Sozialberatung der Bundesver… Direktlink
23. Abschnitt: Bekanntgabe von Daten
Art. 6 – VeröffentlichungArt. 6 Veröffentlichung 1 Die Amtsdirektorinnen und Amtsdirektoren sind verantwortlich für die vorgängige Information der Angestellten, deren Daten im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit im Intranet, in einem int… Direktlink
Art. 7 – Weitergabe an DritteArt. 7 Weitergabe an Dritte 1 An Dritte, insbesondere an neue Arbeitgeber, an Bank- und Kreditinstitute oder an Vermieterinnen und Vermieter, dürfen Daten nur mit schriftlicher Einwilligung der betroffenen Person weiter… Direktlink
Art. 7a – Datenweitergabe im Rahmen von Reorganisationen und organisatorischen BetriebsübernahmenArt. 7a Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Datenweitergabe im Rahmen von… Direktlink
Art. 7b – Datenweitergabe bei ungerechtfertigten finanziellen LeistungenArt. 7b Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Datenweitergabe bei ungerecht… Direktlink
12. Kapitel: Bewerbungsdossier
21. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 8 – BewerbungArt. 8 Bewerbung 1 Bewerberinnen und Bewerber reichen ihr Bewerbungsdossier in elektronischer Form ein. Ausnahmsweise können sie das Bewerbungsdossier in Papierform einreichen. Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt.… Direktlink
Art. 9 – InhaltArt. 9 Inhalt 1 Das Bewerbungsdossier kann besonders schützenswerte Personendaten enthalten, insbesondere im Lebenslauf. Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 25 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1.… Direktlink
Art. 10 – DatenbearbeitungArt. 10 Datenbearbeitung 1 Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal und die für die Auswahl verantwortlichen Personen bearbeiten die Daten der Bewerbungsdossiers in ihrem Bereich, soweit es für die E… Direktlink
Art. 11 – PersönlichkeitstestsArt. 11 Persönlichkeitstests 1 Für folgende Abklärungen ist das ausdrückliche Einverständnis der Bewerberinnen und Bewerber erforderlich: a. die Durchführung von Persönlichkeitstests; b. das Einholen von Referenzen; c.… Direktlink
22. Abschnitt: Informationssystem für die Rekrutierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
Art. 12 – ZweckArt. 12 Zweck Das Informationssystem für die Rekrutierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Informationssystem E‑Rekrutierung) dient dazu, Stellen auszuschreiben und den Bewerbungsprozess zu vereinfachen. Direktlink
Art. 13 – StrukturArt. 13 Struktur 1 Das Informationssystem E-Rekrutierung besteht aus den Komponenten E-Dispositionsanwendung und Bewerbungsmanagement. 2 Mit der E-Dispositionsanwendung werden die Stelleninserate erstellt und publiziert… Direktlink
Art. 14 – ZugriffsrechteArt. 14 Zugriffsrechte 1 Die im Departement verantwortliche Person erteilt auf Antrag der Verwaltungseinheiten deren Personaldiensten und den Fachdienstleistungszentren Personal die Zugriffsrechte. 2 Die Personaldienste… Direktlink
Art. 15 – Auskunfts-, Berichtigungs- und LöschungsrechtArt. 15 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht Bei einer elektronischen Bewerbung kann die Bewerberin oder der Bewerber das Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht im Informationssystem E-Rekrutierung selbe… Direktlink
Art. 16 – ProtokollierungArt. 16 Protokollierung 1 Die Zugriffe und die Änderungen im Informationssystem E-Rekrutierung werden laufend protokolliert. 2 Die Protokolle werden vom EPA während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Persone… Direktlink
Art. 17 – VerantwortlichkeitArt. 17 Verantwortlichkeit 1 Das EPA ist für das Informationssystem E-Rekrutierung verantwortlich. 2 Die Verwaltungseinheiten sind für die Datenbearbeitung in ihrem Bereich verantwortlich; vorbehalten bleibt die Verantw… Direktlink
Art. 18 – VernichtungArt. 18 Vernichtung Die Personaldienste und die Fachdienstleistungszentren Personal vernichten die Daten des Informationssystems E-Rekrutierung spätestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Vorbehalten… Direktlink
13. Kapitel: Personaldossier
21. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 19 – InhaltArt. 19 Inhalt 1 Das Personaldossier kann folgende Kategorien besonders schützenswerter Personendaten enthalten: a. Angaben zur Person, ihrer Familie und ihren Angehörigen; b. Informationen aus den Bewerbungsunterlagen;… Direktlink
Art. 20 – DatenbearbeitungArt. 20 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Datenbearbeitung Die folgenden… Direktlink
Art. 21 – VerantwortlichkeitArt. 21 Verantwortlichkeit Die Verwaltungseinheiten sind verantwortlich für den Schutz der Daten; vorbehalten ist die Verantwortung der Departemente, deren Fachdienstleistungszentren Personal Zugriff auf die Personaldos… Direktlink
Art. 22 – Dossierübergabe bei internem ÜbertrittArt. 22 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Dossierübergabe bei internem Üb… Direktlink
Art. 23 – Aufbewahrung, Archivierung und VernichtungArt. 23 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung 1 Die Daten des Personaldossiers werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses während zehn Jahren aufbewahrt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sie dem Bunde… Direktlink
22. Abschnitt: Informationssystem für die Personaldossiers
Art. 24 – ZweckArt. 24 Zweck Das Informationssystem für die Personaldossiers (Informationssystem E‑Personaldossier) dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Personendaten der Angestellten. Direktlink
Art. 25 – Daten aus dem Informationssystem für das PersonaldatenmanagementArt. 25 Daten aus dem Informationssystem für das Personaldatenmanagement Nicht besonders schützenswerte Daten können aus dem Informationssystem für das Personaldatenmanagement übernommen werden. Direktlink
Art. 26 – ZugriffsrechteArt. 26 Zugriffsrechte 1 Die im Departement verantwortlichen Personen erteilen auf Antrag der Verwaltungseinheiten deren Personaldiensten und den Fachdienstleistungszentren Personal die Zugriffsrechte. 2 Die Personaldie… Direktlink
Art. 27 – AuskunftsrechtArt. 27 Auskunftsrecht Die Personaldienste gewähren den Angestellten, die Einsicht in ihr Personaldossier verlangen, einen Zugriff auf ihre Daten im Informationssystem E-Personaldossier. Direktlink
Art. 28 – ProtokollierungArt. 28 Protokollierung 1 Die Zugriffe und Änderungen im Informationssystem E-Personaldossier werden laufend protokolliert. 2 Die Protokolle werden vom EPA während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personen… Direktlink
Art. 29 – VerantwortlichkeitArt. 29 Verantwortlichkeit 1 Das EPA ist für das Informationssystem E-Personaldossier verantwortlich. 2 Die Verwaltungseinheiten sind für die Datenbearbeitung in ihrem Bereich verantwortlich; vorbehalten bleibt die Vera… Direktlink
14. Kapitel: Informationssystem für das Personaldatenmanagement
Art. 30 – ZweckArt. 30 Zweck Das Informationssystem für das Personaldatenmanagement (IPDM) dient der Erfüllung folgender Aufgaben: a. der zentralen Verwaltung der Personendaten über die Angestellten und der Bewirtschaftung dieser Date… Direktlink
Art. 31 – InhaltArt. 31 Inhalt 1 Das IPDM kann folgende Kategorien besonders schützenswerter Personendaten enthalten: a. Angaben zur Person, ihrer Familie und ihren Angehörigen, insbesondere Personalien, Mitgliedschaften bei Arbeitnehm… Direktlink
Art. 32 – StrukturArt. 32 Struktur Das IPDM besteht aus folgenden Komponenten: a. Organisationsmanagement für die Abbildung der organisatorischen und der funktionellen Personalstruktur; b. Personaladministration für die Verwaltung der Pe… Direktlink
Art. 33 – DatenbearbeitungArt. 33 Datenbearbeitung 1 Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal, die Finanzdienste, die für den Support verantwortlichen Dienststellen und die Fachbereiche des EPA bearbeiten die Daten des IPDM,… Direktlink
Art. 34 – DatenbekanntgabeArt. 34 Datenbekanntgabe 1 Daten, einschliesslich besonders schützenswerter Personendaten, aus dem IPDM können anderen Informationssystemen bekanntgegeben werden, sofern: a. für das andere Informationssystem eine gesetz… Direktlink
Art. 35 – Übertragung der BearbeitungsrechteArt. 35 Übertragung der Bearbeitungsrechte Wechseln Angestellte innerhalb der Bundesverwaltung zu einer anderen Verwaltungseinheit, so werden der bisherigen Verwaltungseinheit die Bearbeitungsrechte für alle Daten des I… Direktlink
Art. 36 – Aufbewahrung, Archivierung und VernichtungArt. 36 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung 1 Die Daten der Angestellten, die die Bundesverwaltung verlassen haben oder verstorben sind, werden während zehn Jahren im IPDM aufbewahrt. 2 Nach Ablauf dieser Frist w… Direktlink
Art. 37 – ProtokollierungArt. 37 Protokollierung 1 Die Zugriffe und die Änderungen im IPDM werden laufend protokolliert. 2 Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, vom EPA auf… Direktlink
Art. 38 – VerantwortlichkeitArt. 38 Verantwortlichkeit 1 Das EPA ist für das IPDM verantwortlich. 2 Die Verwaltungseinheiten sind für die Datenbearbeitung in ihrem Bereich verantwortlich; vorbehalten bleibt die Verantwortung der Departemente für i… Direktlink
15. Kapitel: Informationssystem für das Personalcontrolling
Art. 39 – ZweckArt. 39 Zweck Das EPA betreibt ein Informationssystem für das Personalcontrolling. Direktlink
Art. 40 – InhaltArt. 40 Inhalt 1 Das Informationssystem Personalcontrolling enthält folgende Kategorien besonders schützenswerter Personendaten: a. Daten über die Gesundheit in Bezug auf das Arbeitsverhältnis, insbesondere Absenzen inf… Direktlink
Art. 41 – StrukturArt. 41 Struktur Das Informationssystem Personalcontrolling besteht aus folgenden Komponenten: a. Organisationsmanagement; b. Personaladministration; c. Personalabrechnung; d. Personalzeitwirtschaft; e. Personalkostenma… Direktlink
Art. 42 – DatenbearbeitungArt. 42 Datenbearbeitung 1 Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal, die Finanzdienste, die Fachbereiche EPA sowie die für den Support verantwortlichen Dienststellen bearbeiten die Daten, soweit es f… Direktlink
Art. 42a – DatenbekanntgabeArt. 42a Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Datenbekanntgabe Daten, eins… Direktlink
Art. 43 – Aufbewahrung, Archivierung und VernichtungArt. 43 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung 1 Die Daten werden zehn Jahre im Informationssystem Personalcontrolling geführt. 2 Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. D… Direktlink
Art. 44 – ProtokollierungArt. 44 Protokollierung 1 Die Zugriffe im Informationssystem Personalcontrolling werden laufend protokolliert. 2 Die Protokolle werden vom EPA während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbei… Direktlink
Art. 45 – VerantwortlichkeitenArt. 45 Verantwortlichkeiten 1 Das EPA ist für das Informationssystem Personalcontrolling verantwortlich. 2 Die Verwaltungseinheiten sind für die Datenbearbeitung in ihrem Bereich verantwortlich; vorbehalten bleibt die… Direktlink
16. Kapitel: Informationssystem für die Lernplattform Bund
Art. 46 – ZweckArt. 46 Zweck Das Informationssystem für die Lernplattform Bund (LMS Bund) dient der Erfüllung folgender Aufgaben in der Aus- und der Weiterbildung: a. Erfassung und Publikation der Ausbildungsvorhaben; b. Planung und D… Direktlink
Art. 47 – InhaltArt. 47 Inhalt Die im LMS Bund enthaltenen Daten sind in Anhang 5 aufgeführt. Direktlink
Art. 48 – DatenbearbeitungArt. 48 Datenbearbeitung Die Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer, die für die Ausbildung und die Führung verantwortlichen Personen, die Kursverantwortlichen, die Kursadministratorinnen und Kursadministratoren, die fü… Direktlink
Art. 49 – DatenbeschaffungArt. 49 Datenbeschaffung Die zuständigen Stellen beschaffen die Daten für das LMS Bund: a. bei den Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmern; b. Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (… Direktlink
Art. 50 – Aufbewahrung, Archivierung und VernichtungArt. 50 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung 1 Die Daten von Angestellten, die die Bundesverwaltung verlassen haben oder verstorben sind, werden während zehn Jahren im LMS Bund aufbewahrt. 2 Nach Ablauf dieser Fri… Direktlink
Art. 51 – ProtokollierungArt. 51 Protokollierung 1 Die Zugriffe und die Änderungen im LMS Bund werden laufend protokolliert. 2 Die Protokolle werden vom EPA während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden,… Direktlink
Art. 52 – VerantwortlichkeitArt. 52 Verantwortlichkeit Das EPA ist für das LMS Bund verantwortlich. Direktlink
17. Kapitel: Dossiers der Personal- und Sozialberatung der Bundesverwaltung
21. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 53 – InhaltArt. 53 Inhalt Die in den Dossiers der PSB enthaltenen Daten sind in Anhang 6 aufgeführt. Direktlink
Art. 54 – Aufbewahrung, Archivierung und VernichtungArt. 54 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung 1 Die Daten der Dossiers werden nach Fallabschluss bei der PSB aufbewahrt. 2 Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre: a. bei Beratungen und bei der Unterstützung in d… Direktlink
22. Abschnitt: Informationssystem der PSB
Art. 55 – ZweckArt. 55 Zweck Das Informationssystem der PSB dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Daten der Personen, die an sie gelangen. Direktlink
Art. 56 – ZugriffsrechteArt. 56 Zugriffsrechte Die PSB erteilt im Einzelfall den Personen und den Stellen nach Artikel 27d Absatz 4 BPG ein zeitlich und inhaltlich beschränktes Zugriffsrecht. Direktlink
Art. 57 – ProtokollierungArt. 57 Protokollierung 1 Die Zugriffe und die Änderungen im Informationssystem der PSB werden laufend protokolliert. 2 Die Protokolle werden vom EPA während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten… Direktlink
Art. 58 – VerantwortlichkeitArt. 58 Verantwortlichkeit Die PSB ist für das Informationssystem der PSB verantwortlich. Direktlink
18. Kapitel: Gesundheitsdaten
Art. 59Art. 59 Ärztinnen und Ärzte, die mit medizinischen Expertisen beauftragt worden sind, dürfen Gesundheitsdaten nur an die Verwaltungseinheit oder Dritte weitergeben, wenn die Anforderungen nach Artikel 28 Absätze 2–4 BPG… Direktlink
Art. 60–66Art. 60–66 Aufgehoben Aufgehoben Direktlink
19. Kapitel: Schlussbestimmungen
Art. 67 – Aufhebung und Änderung anderer ErlasseArt. 67 Aufhebung und Änderung anderer Erlasse Die Aufhebung und die Änderung anderer Erlasse werden in Anhang 8 geregelt. Direktlink
Art. 67a – Übergangsbestimmung zur Änderung vom 19. Oktober 2022Art. 67a Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Übergangsbestimmung zur Ände… Direktlink
Art. 68 – InkrafttretenArt. 68 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2018 in Kraft. Direktlink
Anhänge8
Daten des Bewerbungsdossiers und des Informationssystems E-RekrutierungAnhang 1 (Art. 9 Abs. 2) Daten des Bewerbungsdossiers und des Informationssystems E-Rekrutierung 1. Foto 2. Anrede 3. Titel 4. Vorname 5. Nachname 6. Geburtsdatum 7. Strasse / Nr. 8. PLZ / Ort 9. Herkunftskanton 10. Lan…Direktlink
Daten des PersonaldossiersAnhang 2 (Art. 19 Abs. 2) Daten des Personaldossiers 1 Personalgewinnung 1.1 Bewerbungsdossier 1.2 Anstellungsunterlagen 1.3 Sicherheitsrelevante Dokumente 2 Personalführung 2.1 Personaldaten und Daten zu Familie und An…Direktlink
Informationssystem für das Personaldatenmanagement (IPDM)Anhang 3 (Art. 31 Abs. 2 und 33 Abs. 4) Informationssystem für das Personaldatenmanagement (IPDM) 1 Umfang der Berechtigung zur Datenbearbeitung 1.1 Tabelle Bezeichnung EPA-CCHR (Support) EPA-Fach BIT (Support) Fachdien…Direktlink
Informationssystem PersonalcontrollingAnhang 4 (Art. 42 Abs. 2) Informationssystem Personalcontrolling 1 Umfang der Berechtigung zur Datenbearbeitung 1.1 Tabelle Bezeichnung EPA-CCHR (Support) EPA-Fach BIT (Support) Personaldienste / HR-Controller Finanzdie…Direktlink
Informationssystem für die Lernplattform Bund (LMS Bund)Anhang 5 (Art. 47) Informationssystem für die Lernplattform Bund (LMS Bund) Personendaten 1. Personalnummer 2. Name 3. Vorname 4. Geschlecht 5. Geburtsdatum 6. Korrespondenzsprache 7. Mailadresse geschäftlich 8. Organis…Direktlink
Daten des Dossiers der Personal- und Sozialberatung der Bundesverwaltung (PSB)Anhang 6 (Art. 53) Daten des Dossiers der Personal- und Sozialberatung der Bundesverwaltung (PSB) 1 Stammdaten 1.1 Personalien 1.2 Beziehungen 1.3 Arbeitsverhältnis 1.4 Renten 1.5 Beratungsbereiche 2 Falldaten 2.1 Journ…Direktlink
AnhangAnhang 7Direktlink
Aufhebung und Änderung anderer ErlasseAnhang 8 (Art. 67) Aufhebung und Änderung anderer Erlasse I Die Verordnung vom 26. Oktober 2011 über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals wird aufgehoben. II Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geände…Direktlink

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