Les participants reçoivent en règle générale quatorze jours avant la séance:
une invitation précisant le lieu et l’heure de la séance;
l’ordre du jour;
les documents nécessaires.
Le président établit l’ordre du jour.2 L’ordre du jour comprend les affaires parvenues au stade de la décision et les propositions préalablement soumises.
Reçoivent les documents mentionnés à l’al. 1, en plus des membres du Conseil des EPF:
les directeurs des établissements de recherche
les présidents des assemblées d’école, qui ne reçoivent toutefois pas les documents relatifs aux élections de professeurs.3
Le secrétaire d’État à l’éducation et à la recherche reçoit l’ordre du jour.4
Le président peut remettre certains documents de séance uniquement aux membres du Conseil des EPF.5
Les documents de séance sont confidentiels.6