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Art. 29 – Responsabilité

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Art. 29

Responsabilité

1

L’OFPER est responsable du système d’information E-Dossier personnel.

2

Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée. Les services responsables veillent à ce que ces données soient exactes.

Contexte de l’acte
SR 172.220.111.4 · OPDC · Ordonnance · Ordonnance du 22 novembre 2017 concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération (OPDC)
Chemin de structure
Chapitre 3 Dossier du personnel Section 2 Système d’information concernant les dossiers du personnel
Langue
Français (fr)
État des données
01.02.2025

Versions linguistiques disponibles

Deutschde Françaisfr Italianoit

Les sources et versions officielles des autorités compétentes restent déterminantes.

Contenus de cet acte

Texte du documentTexte général du document1ArticlesArticles ordinaires de cette version66AnnexesAnnexes et pièces jointes de cette version8
Texte du document1
Articles66
1Chapitre 1 Dispositions générales
2Section 1 Principes
Art. 1 – Objet et champ d’applicationArt. 1 Objet et champ d’application 1 La présente ordonnance règle le traitement des données personnelles des candidats à un emploi, des employés et des anciens employés de l’administration fédérale visés à l’art. 1, al… Lien direct
Art. 2 – Information des employésArt. 2 Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 25 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568). Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 25 de l’O du 31 août 202… Lien direct
Art. 3 – Conseils aux employésArt. 3 Conseils aux employés Les employés peuvent demander conseil aux conseillers à la protection des données de leur unité administrative ou de leur département. Lien direct
2Section 2 Protection des données et sécurité des données
Art. 4 – Sécurité des donnéesArt. 4 Sécurité des données 1 Les dossiers exploités manuellement doivent être conservés sous clé. 2 L’Office fédéral du personnel (OFPER) peut édicter des directives pour les systèmes d’information soumis à la présente… Lien direct
Art. 5 – Droit d’accès, de rectification et d’effacementArt. 5 Droit d’accès, de rectification et d’effacement 1 Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès, de rectification et d’effacement des données auprès du service du personnel concerné, de la Consultat… Lien direct
2Section 3 Communication de données
Art. 6 – PublicationArt. 6 Publication 1 Les directeurs des offices sont responsables de l’information préalable des employés dont les données liées à l’activité professionnelle sont publiées sur Intranet, dans un organe de publication int… Lien direct
Art. 7 – Communication à des tiersArt. 7 Communication à des tiers 1 Aucune donnée ne peut être communiquée à des tiers, en particulier aux nouveaux employeurs, instituts bancaires ou instituts de crédit et aux bailleurs, sans le consentement écrit de l… Lien direct
Art. 7a – Communication de données dans le cadre de réorganisations ou de reprises d’exploitation organisationnelleArt. 7a Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617). Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617). Communication d… Lien direct
Art. 7b – Communication de données en cas de prestations financières induesArt. 7b Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617). Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617). Communication d… Lien direct
1Chapitre 2 Dossier de candidature
2Section 1 Dispositions générales
Art. 8 – CandidatureArt. 8 Candidature 1 Les candidats transmettent leur dossier de candidature par voie électronique. Exceptionnellement, ils peuvent le transmettre sur papier. Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vig… Lien direct
Art. 9 – ContenuArt. 9 Contenu 1 Le dossier de candidature peut contenir des données personnelles sensibles, en particulier dans le curriculum vitae. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 25 de l’O du 31 août 2022 sur la protection d… Lien direct
Art. 10 – Traitement des donnéesArt. 10 Traitement des données 1 Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel et les personnes responsables du choix des candidats traitent les données des dossiers de cand… Lien direct
Art. 11 – Tests de personnalitéArt. 11 Tests de personnalité 1 L’accord exprès des candidats est requis pour les clarifications suivantes: a. l’exécution de tests de personnalité; b. la recherche de références; c. le recours à une expertise grapholog… Lien direct
2Section 2 Système d’information pour le recrutement des collaborateurs
Art. 12 – ButArt. 12 But Le système d’information pour le recrutement des collaborateurs (système d’information E‑Recrutement) sert à mettre au concours les postes et à simplifier la procédure de recrutement. Lien direct
Art. 13 – StructureArt. 13 Structure 1 Le système d’information E-Recrutement comprend l’application E-Disposition et un module de gestion des candidatures. 2 L’application E-Disposition sert à créer et à publier les offres d’emploi. 3 Le… Lien direct
Art. 14 – Accès aux donnéesArt. 14 Accès aux données 1 La personne responsable au sein du département octroie à la demande des unités administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de services spécialisés dans la gest… Lien direct
Art. 15 – Droit d’accès, de rectification et d’effacementArt. 15 Droit d’accès, de rectification et d’effacement En cas de candidature électronique, le candidat peut exercer lui-même dans le système d’information E‑Recrutement son droit d’accès, de rectification et d’effaceme… Lien direct
Art. 16 – JournalisationArt. 16 Journalisation 1 Les accès au système d’information E-Recrutement et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal. 2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pe… Lien direct
Art. 17 – ResponsabilitéArt. 17 Responsabilité 1 L’OFPER est responsable du système d’information E-Recrutement. 2 Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements qua… Lien direct
Art. 18 – DestructionArt. 18 Destruction Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel détruisent les données du système d’information E-Recrutement au plus tard trois mois après la clôture de… Lien direct
1Chapitre 3 Dossier du personnel
2Section 1 Dispositions générales
Art. 19 – ContenuArt. 19 Contenu 1 Les dossiers du personnel peuvent contenir les données sensibles suivantes: a. données relatives à la personne, à sa famille et à ses proches; b. informations tirées du dossier de candidature; c. Nouve… Lien direct
Art. 20 – Traitement des donnéesArt. 20 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617). Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).… Lien direct
Art. 21 – ResponsabilitéArt. 21 Responsabilité La responsabilité de la protection des données incombe aux unités administratives; la responsabilité des départements est réservée lorsque leurs centres de services spécialisés dans la gestion du… Lien direct
Art. 22 – Transmission du dossier en cas de transfert interneArt. 22 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617). Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).… Lien direct
Art. 23 – Conservation, archivage et destructionArt. 23 Conservation, archivage et destruction 1 Les données du dossier du personnel sont conservées pendant les dix ans qui suivent la fin des rapports de travail. À l’expiration du délai de conservation, elles sont pr… Lien direct
2Section 2 Système d’information concernant les dossiers du personnel
Art. 24 – ButArt. 24 But Le système d’information concernant les dossiers du personnel (système d’information E-Dossier personnel) sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage électroniques des données personnelles des emplo… Lien direct
Art. 25 – Données du système d’information pour la gestion des données du personnelArt. 25 Données du système d’information pour la gestion des données du personnel Les données non sensibles peuvent être reprises du système d’information pour la gestion des données du personnel. Lien direct
Art. 26 – Accès aux donnéesArt. 26 Accès aux données 1 Les personnes responsables au sein du département octroient à la demande des unités administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de services spécialisés dans la… Lien direct
Art. 27 – Droit d’accès des employésArt. 27 Droit d’accès des employés Les services du personnel confèrent aux employés qui demandent à consulter leur dossier un accès à leurs données dans le système d’information E-Dossier personnel. Lien direct
Art. 28 – JournalisationArt. 28 Journalisation 1 Les accès au système d’information E-Dossier personnel et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal. 2 Les procès-verbaux de journalisation sont conser… Lien direct
Art. 29 – ResponsabilitéArt. 29 Responsabilité 1 L’OFPER est responsable du système d’information E-Dossier personnel. 2 Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départemen… Article actuel Lien direct
1Chapitre 4 Système d’information pour la gestion des données du personnel
Art. 30 – ButArt. 30 But Le système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP) sert à l’exécution des tâches suivantes: a. gestion centralisée des données personnelles relatives aux employés et gestion de ces donn… Lien direct
Art. 31 – ContenuArt. 31 Contenu 1 L’IGDP peut contenir les catégories de données sensibles suivantes: a. données relatives à la personne, à sa famille et à ses proches, notamment données personnelles, adhésion à des organisations syndi… Lien direct
Art. 32 – StructureArt. 32 Structure L’IGDP comprend les modules suivants: a. gestion de l’organisation, servant à représenter la structure organisationnelle et fonctionnelle du personnel; b. administration du personnel, pour la gestion d… Lien direct
Art. 33 – Traitement des donnéesArt. 33 Traitement des données 1 Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel, les services financiers, les services d’assistance technique et les domaines spécialisés de l… Lien direct
Art. 34 – Communication des donnéesArt. 34 Communication des données 1 Les données, y compris les données sensibles, contenues dans l’IGDP peuvent être communiquées à d’autres systèmes d’information: a. si pour l’autre système d’information il existe une… Lien direct
Art. 35 – Transfert des droits de traitementArt. 35 Transfert des droits de traitement Lorsqu’un employé change d’unité administrative à l’intérieur de l’administration fédérale, les droits de traitement des données de l’IGDP qui le concernent sont supprimés pour… Lien direct
Art. 36 – Conservation, archivage et destructionArt. 36 Conservation, archivage et destruction 1 Les données des employés qui quittent l’administration fédérale ou décèdent sont conservées pendant dix ans dans l’IGDP. 2 À l’expiration de ce délai, les données sont pr… Lien direct
Art. 37 – JournalisationArt. 37 Journalisation 1 Les accès à l’IGDP et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal. 2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, sépar… Lien direct
Art. 38 – ResponsabilitéArt. 38 Responsabilité 1 L’OFPER est responsable de l’IGDP. 2 Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de service… Lien direct
1Chapitre 5 Système d’information pour le contrôle de gestion du personnel
Art. 39 – ButArt. 39 But L’OFPER exploite un système d’information pour le contrôle de gestion du personnel. Lien direct
Art. 40 – ContenuArt. 40 Contenu 1 Le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel contient les données sensibles suivantes: a. données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment absences cons… Lien direct
Art. 41 – StructureArt. 41 Structure Le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel comprend les modules suivants: a. gestion de l’organisation; b. administration du personnel; c. décompte du salaire; d. gestion du temp… Lien direct
Art. 42 – Traitement des donnéesArt. 42 Traitement des données 1 Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel, les services financiers, les domaines spécialisés de l’OFPER et les services d’assistance tec… Lien direct
Art. 42a – Communication des donnéesArt. 42a Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617). Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617). Communication… Lien direct
Art. 43 – Conservation, archivage et destructionArt. 43 Conservation, archivage et destruction 1 Les données sont conservées pendant dix ans dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel. 2 À l’expiration de ce délai, les données sont proposé… Lien direct
Art. 44 – JournalisationArt. 44 Journalisation 1 Les accès au système d’information pour le contrôle de gestion du personnel font en permanence l’objet d’un procès-verbal. 2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par… Lien direct
Art. 45 – ResponsabilitésArt. 45 Responsabilités 1 L’OFPER est responsable du système d’information pour le contrôle de gestion du personnel. 2 Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la respons… Lien direct
1Chapitre 6 Système d’information pour la plateforme d’apprentissage au sein de la Confédération
Art. 46 – ButArt. 46 But Le système d’information pour la plateforme d’apprentissage au sein de la Confédération (LMS de la Confédération) sert à l’exécution des tâches suivantes dans le domaine de la formation et du perfectionnemen… Lien direct
Art. 47 – ContenuArt. 47 Contenu Les données contenues dans le LMS de la Confédération sont énumérées à l’annexe 5. Lien direct
Art. 48 – Traitement des donnéesArt. 48 Traitement des données Les participants aux cours, les responsables de la formation et de l’encadrement, les responsables de cours, les administrateurs des cours, les responsables de l’assistance technique et le… Lien direct
Art. 49 – Collecte des donnéesArt. 49 Collecte des données Les services responsables collectent les données pour le LMS de la Confédération: a. auprès des participants aux cours; b. Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur d… Lien direct
Art. 50 – Conservation, archivage et destructionArt. 50 Conservation, archivage et destruction 1 Les données des employés qui quittent l’administration fédérale ou décèdent sont conservées pendant dix ans dans le LMS de la Confédération. 2 À l’expiration de ce délai,… Lien direct
Art. 51 – JournalisationArt. 51 Journalisation 1 Les accès au LMS de la Confédération et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal. 2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an… Lien direct
Art. 52 – ResponsabilitéArt. 52 Responsabilité L’OFPER est responsable du LMS de la Confédération. Lien direct
1Chapitre 7 Dossiers de la Consultation sociale du personnel de l’administration fédérale (CSPers)
2Section 1 Dispositions générales
Art. 53 – ContenuArt. 53 Contenu Les données contenues dans les dossiers de la CSPers sont énumérées à l’annexe 6. Lien direct
Art. 54 – Conservation, archivage et destructionArt. 54 Conservation, archivage et destruction 1 Au terme de la clôture d’un cas, les données contenues dans les dossiers sont conservées par la CSPers. 2 La durée de conservation est de cinq ans dans les cas suivants:… Lien direct
2Section 2 Système d’information de la CSPers
Art. 55 – ButArt. 55 But Le système d’information de la CSPers sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage électroniques des données des personnes faisant appel à ses services. Lien direct
Art. 56 – Accès aux donnéesArt. 56 Accès aux données La CSPers octroie dans chaque cas d’espèce, aux personnes et aux services au sens de l’art. 27d, al. 4, LPers, un droit d’accès temporaire et limité à une partie du contenu. Lien direct
Art. 57 – JournalisationArt. 57 Journalisation 1 Les accès au système d’information de la CSPers et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal. 2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pen… Lien direct
Art. 58 – ResponsabilitéArt. 58 Responsabilité La CSPers est responsable de son système d’information. Lien direct
1Chapitre 8 Données relatives à la santé
Art. 59 – Contenu du dossier médicalArt. 59 Contenu du dossier médical Les médecins chargés de réaliser des expertises médicales ne peuvent communiquer à l’unité administrative ou à des tiers des données relatives à la santé que si les exigences énoncées… Lien direct
Art. 60–66Art. 60 à 66 Abrogés Lien direct
1Chapitre 9 Dispositions finales
Art. 67 – Abrogation et modification d’autres actesArt. 67 Abrogation et modification d’autres actes L’abrogation et la modification d’autres actes sont réglées à l’annexe 8. Lien direct
Art. 67a – Disposition transitoire relative à la modification du 19 octobre 2022Art. 67a Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617). Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617). Disposition tr… Lien direct
Art. 68 – Entrée en vigueurArt. 68 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2018. Lien direct
Annexes8
Données du dossier de candidature et du système d’information E-RecrutementAnnexe 1 (art. 9, al. 2) Données du dossier de candidature et du système d’information E-Recrutement 1. Photo 2. Formule de civilité 3. Titre 4. Prénom 5. Nom 6. Date de naissance 7. Rue / N o 8. NPA / localité 9. Canto…Lien direct
Données du dossier du personnelAnnexe 2 (art. 19, al. 2) Données du dossier du personnel 1 Recrutement du personnel 1.1 Dossier de candidature 1.2 Documents d’engagement 1.3 Documents déterminants pour la sécurité 2 Gestion du personnel 2.1 Données p…Lien direct
Système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP)Annexe 3 (art. 31, al. 2, et 33, al. 4) Système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP) 1 Étendue des droits de traitement des données 1.1 Tableau Dénomination OFPER-CCRH (assistance) Domaine OFPER…Lien direct
Système d’information pour le contrôle de gestion du personnelAnnexe 4 (art. 42, al. 2) Système d’information pour le contrôle de gestion du personnel 1 Étendue des droits de traitement des données 1.1 Tableau Dénomination OFPER-CCRH (assistance) Domaine OFPER OFIT (assistance) Se…Lien direct
Système d’information pour la plateforme d’apprentissage au sein de la Confédération (LMS de la Confédération)Annexe 5 (art. 47) Système d’information pour la plateforme d’apprentissage au sein de la Confédération (LMS de la Confédération) Données personnelles 1. Numéro personnel 2. Nom 3. Prénom 4. Sexe 5. Date de naissance 6.…Lien direct
Données du dossier de la Consultation sociale du personnel de l’administration fédérale (CSPers)Annexe 6 (art. 53) Données du dossier de la Consultation sociale du personnel de l’administration fédérale (CSPers) 1 Données de base 1.1 Coordonnées 1.2 Relations 1.3 Rapports de travail 1.4 Rentes 1.5 Domaines de cons…Lien direct
AnhangAnnexe 7Lien direct
Abrogation et modification d’autres actesAnnexe 8 (art. 67) Abrogation et modification d’autres actes I L’ordonnance du 26 octobre 2011 concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération est abrogée. II Les actes mentionnés ci-a…Lien direct

Les sources et versions officielles des autorités compétentes restent déterminantes.

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