L’intermédiaire financier doit en particulier conserver les documents suivants:
une copie des documents ayant servi à la vérification de l’identité du cocontractant;
dans les cas prévus aux sections 2 et 3 du présent chapitre, la déclaration écrite du cocontractant concernant l’identité du détenteur du contrôle ou de l’ayant droit économique des valeurs patrimoniales;
une note écrite relative aux résultats de l’application des critères énoncés aux art. 32 à 35;
une note écrite ou les documents relatifs aux résultats des clarifications prévues à l’art. 36;
les documents relatifs aux transactions effectuées;
une copie des communications au sens des art. 9, al. 1, LBA et 305ter, al. 2, CP9;
une liste de ses relations d’affaires soumises à la LBA.
Les documents doivent permettre de reconstituer chaque transaction.
Les documents et pièces justificatives doivent être conservés en Suisse, en un lieu sûr et accessible en tout temps.
La conservation de documents sous forme électronique doit respecter les exigences prévues aux art. 9 et 10 de l’ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes10. Si le serveur utilisé n’est pas situé en Suisse, l’intermédiaire financier doit disposer en Suisse d’une copie physique ou électronique actuelle des documents pertinents.
L’intermédiaire financier établit, organise et conserve sa documentation de manière:
à pouvoir donner suite dans un délai raisonnable, documents à l’appui, aux demandes d’information et de séquestre des autorités de poursuite pénale ou d’autres autorités habilitées, et
à ce que l’une des autorités ou personnes suivantes puisse se faire dans un délai raisonnable une opinion fiable sur le respect des obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme:
le bureau central,
un chargé d’audit désigné par le bureau central conformément à l’art. 42ter LCMP en relation avec l’art. 25, al. 1, de la loi du 22 juin 2007 sur la surveillance des marchés financiers (LFINMA)11,
un chargé d’enquête nommé par le bureau central conformément à l’art. 42ter LCMP en relation avec l’art. 36 LFINMA.